Automatizace v malé firmě nezačíná nákupem softwaru, ale rozhodnutím, které činnosti vám skutečně berou čas. Většina majitelů malých firem a kanceláří má přibližně představu, že by se „něco mělo automatizovat", ale nedokáže pojmenovat konkrétní proces. Přitom právě přesné pojmenování je první krok. Bez něj skončíte u nástroje, který řeší něco, co vás netrápí, a skutečná úspora se nedostaví.

Začněte tím, že si jeden až dva týdny píšete, co v kanceláři děláte opakovaně. Nejde o velký audit, stačí poznámky do sešitu nebo do tabulky. Zaměřte se na úkoly, které mají tři znaky: opakují se, mají jasná pravidla a jejich výsledek je vždy stejný. Typicky jde o přepisování údajů z e-mailů do faktur, rozesílání potvrzení objednávek, třídění příchozích dokladů nebo odpovědi na stále stejné dotazy zákazníků. Naopak procesy, které vyžadují úsudek, vyjednávání nebo kreativitu, do první vlny automatizace nepatří.

Poté jednotlivé kandidáty seřaďte podle dvou kritérií: kolik času měsíčně spotřebují a jak snadno je lze popsat pravidly. Proces, který zabere deset hodin měsíčně a má jasný postup, je lepší první volbou než proces, který zabere dvacet hodin, ale pokaždé vypadá jinak. Pokud si nejste jisti, jak konkrétní kancelářský úkol převést do automatizovaného řešení, pomůže vám automatizace úkolů v kanceláři s praktickým postupem krok za krokem. Vyberte vždy jen jeden proces, změřte výsledek po měsíci a teprve pak přidávejte další.

Posledním krokem je ověření, že automatizace skutečně šetří práci, a ne jen přesouvá problém jinam. Nastavte si jednoduché metriky: počet hodin před a po, počet chyb a dobu, za kterou je úkol hotový. Pokud se čísla nezlepší, řešení nepoužívejte a zkuste jiný přístup. Malá firma si nemůže dovolit zavádět nástroje, které nikdo nepoužívá. Začněte skromně, ověřujte a rozšiřujte až ve chvíli, kdy první automatizace prokazatelně funguje.